Naviguer dans la gestion du changement et la transformation numérique pour les équipes modernes

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La gestion du changement est primordiale pour le succès de toute transformation au sein d’une organisation. Quel que soit le niveau de changement, nous, les humains, luttons souvent pour adopter le changement, et parfois malgré nos meilleurs efforts, les personnes que nous essayons de diriger restent opposées à de nouvelles façons de faire les choses. Dans un environnement professionnel, la gestion du changement et la transformation numérique ne sont pas plus faciles et il y a encore plus de choses en jeu.

Les transformations peuvent devenir désastreuses si les dirigeants n’adhèrent pas à un plan de changement.

Une gestion efficace du changement entraîne un engagement dans toute l’organisation à déclencher un véritable partenariat et une conviction partagée des dirigeants, des dirigeants et des utilisateurs finaux pour le succès de la mise en œuvre. Un plan de gestion du changement est nécessaire pour aider à découvrir les préoccupations individuelles, établir l’engagement et la sensibilisation, gérer efficacement les conversations pour favoriser l’adoption et, à long terme, reconnaître et réaliser les avantages de la transformation.

Qu’est-ce que la gestion du changement?

Nous approfondirons cela au fur et à mesure que nous avancerons, mais considérons d’abord une analogie:

Imaginez que vous êtes un étudiant qui rejoint une classe pour la première fois. Après être entré dans la salle, vous trouvez un siège qui restera probablement votre siège pendant toute la durée du trimestre. Si quelqu’un restait assis là, cela provoquerait un sentiment de malaise et de perturbation de votre routine. Pourquoi? Parce que personne ne vous a préparé à ce changement et que vous devez maintenant naviguer dans l’ajustement sans conseils ni assistance. Juste au moment où vous pensiez vous situer avec le changement d’une nouvelle classe, votre routine a de nouveau été perturbée par le changement d’un nouveau siège.

Aussi simple que cela puisse paraître, il s’agit de la gestion du changement – et cela affecte les gens de différentes manières! Appliquez maintenant cette analogie au monde professionnel.

Une transformation d’entreprise, peu importe sa taille, nécessite et mérite la même préparation et la même réflexion que toutes les décisions clés qu’elle a prises pour y parvenir. Indépendamment des gains positifs de l’autre côté, cela introduira probablement une grande variété d’émotions et de sentiments de toutes les parties.

La gestion du changement garantit qu’une transformation est gérée non seulement d’un point de vue technique, mais se concentre également sur les personnes. Sans que les employés se sentent responsabilisés, informés, formés et engagés, une transformation va perdre de la vitesse et, en fin de compte, causer des dommages à l’entreprise.

Aborder la transformation numérique avec le changement à l’esprit

Une stratégie de gestion du changement efficace fait ce qui suit:

  • Construit et maintient l’élan
  • Implique les parties prenantes
  • Forme et développe les gens
  • Assure la préparation et la stabilisation de l’entreprise

Comme le suggèrent les contributeurs de la Harvard Business Review Tabrizi, Lam, Girard et Irvin, la transformation numérique n’est pas une question de technologie. Il s’agit de changer d’état d’esprit et d’agir sur ces changements.

Par conséquent, avant de se lancer dans une transformation, il est important d’établir un argumentaire en faveur du changement, la stratégie globale de gestion du changement et le bon niveau d’analyse des parties prenantes et des impacts du changement.

Pendant ce temps, il est également avantageux d’effectuer un exercice efficace de diagnostic des risques de changement pour vous assurer qu’en tant que cadre, vous êtes conscient des risques potentiels et pouvez planifier à l’avance pour atténuer ces risques.

Développer une stratégie d’engagement

Une partie intégrante de la stratégie de gestion du changement commence par la communication.

Des communications stratégiques et efficaces aident les gens à passer à l’action en faisant passer le bon message aux bonnes personnes au bon moment.

Les principaux objectifs pour engager les parties prenantes sont les suivants:

  • définir les principes de communication qui animeront toutes les initiatives de communication
  • identifier les publics impactés, déterminer les canaux de communication appropriés
  • décrire les principaux messages et plans
  • établir le processus d’approbation des communications.

Un facteur essentiel ici doit être de rester concentré sur le public auquel vous parlez.

De la même manière, nous devrions segmenter nos communications avec des publics externes dans la commercialisation de nos produits et services, dans un sens ici, vous «commercialisez une nouvelle idée / initiative» auprès de vos publics internes. En conséquence, le message doit être hautement adapté et spécifique à chaque groupe d’individus.

Par exemple, la messagerie d’une équipe technique doit être différente de la messagerie d’une équipe de direction et différente de la messagerie de l’organisation au sens large.

Doter l’équipe de projet du bon niveau d’orientation dès le départ permettra des communications claires et efficaces tout au long du programme et, en outre, favorisera l’adoption à long terme du changement.

Déterminer le message

À chaque étape d’une transformation, un message cohérent est essentiel pour clarifier l’intention, inspirer l’implication et favoriser l’habilitation. De nombreuses questions peuvent se poser au sein de votre base d’employés et doivent être abordées tout au long de chaque phase de la mise en œuvre.

Phase 1: conception et construction

  • Quelle est la vision de cette transformation?
  • Quel est l’engagement du leadership?
  • Comment serai-je impliqué et quand?
  • Pourquoi faisons-nous cette transformation?
  • Comment serai-je impacté et quand?
  • Comment puis-je exprimer mon opinion?

Phase 2: tests et formation

  • Qu’avons-nous réalisé à ce jour?
  • Comment mon travail va-t-il changer?
  • Quelles nouvelles responsabilités vais-je avoir?
  • Comment les utilisateurs finaux auront-ils leur mot à dire?
  • Comment vais-je acquérir de nouvelles compétences?
  • Quels sont les plans de formation?

Phase 3: déploiement et support

  • Qu’arrivera-t-il à mon travail?
  • Que dois-je faire pour me préparer?
  • Comment serai-je évalué?
  • Qui dois-je contacter pour obtenir de l’aide?
  • Et après?

Former et développer vos agents de changement

Une transformation d’entreprise qui change les rôles, les processus ou les méthodes de travail doit avoir une stratégie et un plan de formation bien pensés.

Cette stratégie cherchera à décrire le programme d’études nécessaire, tout développement matériel requis, le calendrier de prestation de la formation et le plan d’évaluation des employés.

Pensez aux outils de travail, aux vidéos didactiques et aux FAQ – des outils qui peuvent être partagés dans toute l’organisation et qui servent de point de référence pour savoir comment adopter le changement et répondre aux questions de l’utilisateur final. Souvent, les membres clés de l’équipe de programme qui deviennent des experts en la matière dans leurs domaines de travail, appelés agents de changement, animeront les sessions de formation, mais cela ne se produit pas efficacement sans le bon niveau de planification – et cela commence par la stratégie.

Équiper les agents du changement avec le bon niveau de détail, l’implication dans la boucle de rétroaction et la mise en évidence de la valeur d’informations bien documentées, se révélera apporter un niveau constant de sensibilisation et continuer à permettre au changement de se développer de manière organique.

Assurer la préparation et la stabilisation de l’entreprise

Enfin, une stratégie de gestion du changement et de transformation numérique stimulera la préparation et la stabilisation de l’entreprise après la mise en œuvre. Atteindre le bon niveau de préparation et de stabilisation ne se fait pas sans la bonne séquence d’activités de gestion du changement.

Avant le lancement, toutes les activités de changement antérieures ont permis à toute l’équipe du programme d’être inspirée pour faire partie de la transformation, déclarer son engagement et comprendre comment elle peut contribuer à son succès au nom du déploiement.

Alors que la plupart des rôles dans une transformation sont attribués en fonction de la fonction et des compétences, les meilleurs agents de changement sont ceux qui croient en l’objectif et utilisent leur voix pour favoriser l’adoption – demandez à des volontaires de devenir les ambassadeurs du changement.

Évaluer l’état de préparation de l’entreprise et assurer une transition en douceur après le déploiement de la transformation permet de consolider les éléments suivants:

  • Les dirigeants, les principales parties prenantes et les agents du changement sont inscrits et engagés à conduire le changement pour réussir le lancement.
  • Les employés se sentent très satisfaits de la facilité de la transition et du niveau de soutien reçu lors de l’adoption de la nouvelle solution.
  • Les employés s’approprient pleinement le succès, le soutien et l’amélioration continue de la transformation.
  • Une transition en douceur dans les processus et de nouvelles façons de travailler pour que le «changement» devienne rapidement une chose du passé.
  • Le changement futur n’est pas un choc et sera adopté en fonction du succès du passé.

Atténuer les risques et les obstacles

Lorsque les entreprises entament une transformation sans plan, cela implique généralement de rechercher l’adhésion des principales parties prenantes et des employés, entraîne de grandes lacunes dans la communication et une organisation globale non préparée qui n’a pas réussi à identifier et à atténuer les principaux risques associés au changement.

Les dirigeants doivent tenir compte de ces facteurs avant de se lancer dans un voyage qui se terminera potentiellement par un investissement qui aurait pu être mieux maximisé et mieux géré du début à la fin. Cette «chasse» peut, à la place, se transformer en habilitation, engagement et, finalement, engagement avec la bonne stratégie de gestion du changement en place.

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Naviguer efficacement dans la gestion du changement et la transformation numérique

Les conseillers dPrism peuvent vous aider à identifier les besoins de votre transformation dans une perspective de changement et à façonner la stratégie dont vous avez besoin pour réussir. Une transformation d’entreprise est une évolution de votre organisation et avec le bon niveau de planification, d’analyse et de stratégie, dPrism est le bon partenaire pour vous aider à faire avancer votre entreprise.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins en matière de gestion du changement et de transformation d’entreprise et voir comment nous pouvons vous aider.

Alex Kroytor

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