Comment organiser une conférence virtuelle avec un budget serré (infographie)

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Des grands salons comme Think Digital d’IBM aux webinaires, en passant par les sessions Google Meet agréables avec de petits groupes de pairs du secteur, toutes les conférences sont désormais des conférences numériques.

Et cela égalise les règles du jeu de bien des façons.

Les entreprises qui n’ont normalement pas les moyens de réserver un lieu et d’accueillir une conférence peuvent désormais planifier un événement rapidement et à moindre coût. Les personnes qui ne dépenseraient jamais d’argent pour voyager à travers le pays pour participer à ces salons peuvent y assister en quelques clics.

Tout cela était possible avant le verrouillage, mais l’intérêt pour les conférences virtuelles était loin d’être là où il est aujourd’hui:

Données Google Trends pour « conférence virtuelle ».

S’il y a eu un moment idéal pour ajouter des conférences virtuelles à votre mix marketing, c’est maintenant.

L’intérêt est en hausse et de nombreux services de visioconférence sont actuellement gratuits ou à prix réduit. Sans oublier, les conférences virtuelles conserveront probablement une partie de leur popularité dans un monde post-pandémique en tant qu’alternative plus rentable à la réalité.

Dans cet esprit, voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer avec rien d’autre que votre expertise et un budget de cordage de chaussures:

Partie 1: Planifier la conférence

Il y a 5 questions clés auxquelles vous devez répondre lors de la planification d’une conférence virtuelle:

  1. Qui souhaitez-vous assister à votre conférence?
  2. Sur quoi portera votre conférence?
  3. Quel format utiliserez-vous?
  4. Comment cela aidera-t-il les objectifs de votre entreprise?
  5. Devriez-vous facturer votre conférence?

Passons en revue le processus de réflexion impliqué dans chacun:

1. Qui souhaitez-vous assister à votre conférence?

Votre public idéal doit être sélectionné en fonction de vos objectifs commerciaux. Par exemple, Brafton est une agence de marketing. Nous pourrions tirer le meilleur parti du ciblage des responsables marketing qui apprendraient de nous et bénéficieraient potentiellement de nos services.

Si nous le voulions, nous pourrions être encore plus précis et faire de notre public cible des responsables marketing dans des sociétés de logiciels et informatiques de taille moyenne, mais nous ne sommes pas nécessairement obligés de le faire.

Vous pouvez lancer un filet aussi large (ou étroit) que cela est logique pour votre secteur d’activité, votre secteur vertical, votre marché, vos objectifs commerciaux actuels, etc.

Dans tous les cas, le contenu de votre conférence doit être pertinent pour votre public.

2. Sur quoi portera votre conférence?

Votre thème peut être aussi large ou aussi spécifique que cela a du sens pour votre public.

Parfois, choisir un thème spécifique (par exemple, la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour les PME dans l’année du COVID-19) peut aider à différencier votre conférence des événements concurrents. Cela peut également aider à guider la discussion si vous avez l’intention de faire participer des conférenciers invités.

Mais en restreignant l’objectif de votre sujet, vous excluez potentiellement certaines factions de votre public.

Cela pourrait être bien si vous êtes dans une super niche verticale.

Mais si vous servez des clients dans de nombreux secteurs, nous vous recommandons de commencer par un sujet légèrement plus large avant de vous concentrer sur des segments spécifiques, afin de garder le contenu pertinent pour un public plus large.

Voici quelques exemples de thèmes d’actualité qui sont ciblés, mais qui peuvent toujours s’appliquer à plusieurs secteurs:

  • Fidéliser vos nouveaux clients e-commerce après la pandémie.
  • Comptes clients: meilleures pratiques jusqu’au troisième trimestre
  • Planification de la capacité informatique en période d’incertitude.
  • Gérer un budget marketing au lendemain d’une crise.
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement à l’époque du COVID-19.

3. Quel format utiliserez-vous?

Il y a beaucoup de marge de manœuvre dans votre définition de «conférence virtuelle», et tout autant de liberté d’adapter le format à ce qui convient le mieux à votre thème.

Vous pouvez animez un webinaire d’une heure ou un atelier numérique sur un sujet spécifique, comme l’un des exemples que nous avons énumérés ci-dessus. Vous pouvez également organiser un événement de style table ronde, où vous recrutez des experts du secteur et des influenceurs pour répondre aux questions soumises par le public à l’avance (ou en direct).

Si vous prévoyez d’avoir un petit groupe (5 à 10 personnes), vous voudrez peut-être allouer un certain temps pour répondre à une question partagée par chaque participant.

Vous pouvez également essayer de tout faire avec une liste d’une journée complète de présentations virtuelles, d’ateliers et de conférenciers. Cela nécessiterait plus de travail – publier un calendrier des événements sur votre site que les participants peuvent utiliser, configurer les inscriptions pour vous assurer que vous disposez de suffisamment d’espace dans la salle de réunion virtuelle, coordonner les horaires de vos orateurs, etc. Tout cela est faisable si vous avez une certaine influence dans votre industrie et que vous possédez les ressources nécessaires.

Vous savez le mieux quel type de demande vous pouvez générer pour votre événement et, d’ailleurs, combien de ressources vous devez y consacrer.

Mais si vous êtes nouveau dans ce domaine, nous vous recommandons de commencer petit et d’utiliser la taille de votre événement à votre avantage (c’est-à-dire que vous pouvez fournir un niveau plus profond d’attention et d’assistance aux participants). De plus, commencer petit vous aidera à résoudre les problèmes et il y a moins de risques.

Autres conseils à garder à l’esprit:

  • Les participants peuvent être un peu timides, alors faites ce que vous pouvez pour les mettre à l’aise, même si cela signifie leur permettre de soumettre des questions en direct via le chat.
  • N’oubliez pas de partager votre écran lorsque vous récupérez des données ou expliquez les fonctionnalités de certains logiciels. Ces démonstrations étape par étape ont une grande valeur pour votre public.
  • Enregistrez votre événement afin de pouvoir le partager plus tard en tant que ressource. Assurez-vous simplement de nier le fait que l’événement sera enregistré, soit dans l’invitation, soit au début de la conférence.
  • Si vous prévoyez de faire une démonstration plus pratique – d’équipement ou d’artisanat par exemple, planifiez soigneusement les angles de prise de vue et l’éclairage pour vous assurer que le public peut suivre à tout moment.

4. Comment cela aidera-t-il les objectifs de votre entreprise?

Créer une conférence virtuelle, en particulier une petite conférence qui ne dure que quelques heures ou moins, n’est pas très difficile, et il y a beaucoup plus à gagner qu’à perdre.

Les responsables apprécieront vos idées, en particulier si vous adoptez une approche interactive dans laquelle vous pouvez aider le public à résoudre des problèmes spécifiques du monde réel.

Cela dit, vous faites cela dans le but final d’aider votre entreprise et vous devez avoir un plan sur la façon dont vous pourriez faciliter les relations à long terme avec les participants.

Par exemple, si vous avez rendu votre événement public sur le Web en publiant à son sujet sur votre site, vous pouvez ajouter des inscrits à votre liste de diffusion.

Si, en revanche, l’événement était privé et que les invitations ont été distribuées par e-mail aux contacts existants, envoyez un e-mail post-événement aux personnes qui y ont participé:

  • En les remerciant d’avoir rejoint l’événement.
  • Transmettre les ressources auxquelles vous avez fait référence pendant l’événement, y compris l’enregistrement, le matériel de la diapositive et toute autre documentation connexe utile.
  • Plus important encore, encourager les participants à répondre individuellement pour toute question complémentaire.

Ce dernier élément est crucial. Cela vous donne une chance de poursuivre votre conversation avec le prospect, le mettant potentiellement en contact avec d’autres experts en la matière dans votre organisation et, finalement, en l’amenant plus profondément dans l’entonnoir de vente.

5. Devez-vous facturer votre événement?

Probablement pas.

À moins que vous ne soyez confiant à 100% dans le poids de votre entreprise et sa capacité à générer une forte participation (malgré le paywall) qui apaisera les sponsors, vous feriez mieux de vous en tenir à un modèle de bonne volonté.

Cela est particulièrement vrai pendant une pandémie, en particulier si le contenu de cette conférence est lié au COVID-19.

Partie 2: Lancement de votre événement

Maintenant que nous avons couvert les bases de la planification d’une conférence, examinons les ressources réelles impliquées dans son exécution.

Les outils dont vous aurez besoin varient en fonction de l’ampleur et de la complexité de l’événement. Mais au minimum, vous devrez probablement:

  1. Téléchargez et installez un logiciel de visioconférence.
  2. Assemblez un jeu de diapositives et d’autres matériaux.
  3. Activez l’enregistrement.
  4. Faites la promotion de votre conférence.

Allons creuser:

1. Téléchargez et installez le logiciel de visioconférence

Si vous prévoyez d’organiser un événement interactif (ce qui signifie que les utilisateurs peuvent participer), vous aurez besoin d’un logiciel de conférence Web doté de capacités de partage audio, vidéo et d’écran.

Si vous n’êtes pas déjà inscrit au logiciel de visioconférence, voici quelques options totalement gratuites pour les utilisateurs dès maintenant:

  • Google Meet for Business: De loin la meilleure option, Google Meet for Business est entièrement gratuit jusqu’au 30 septembre et prendra en charge jusqu’à 250 utilisateurs pour une durée illimitée.
  • Zoom: La version de base est gratuite et permet jusqu’à 100 participants, mais se coupe à environ 40 minutes.
  • Skype: Gratuit pour jusqu’à 50 utilisateurs pour une durée illimitée.
  • Uberconférence: Gratuit pour jusqu’à 50 utilisateurs pour une durée illimitée.

Assurez-vous de faire un test sur la plate-forme à l’avance pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et que vous connaissez les fonctionnalités.

Si votre conférence sera dans un format plus diffusé (un présentateur, plusieurs téléspectateurs), nous vous recommandons d’utiliser Facebook en direct ou Tic. YouTube en direct est également une option viable, mais le processus de partage de votre écran est un peu plus complexe (du moins à ce jour).

2. Assemblez un jeu de diapositives et d’autres matériaux

Vous voudrez peut-être des aides visuelles et des données à l’écran pour sauvegarder les points que vous faites.

Tant que vous disposez d’une plate-forme de conférence avec partage d’écran, vous ne devriez avoir aucune difficulté à partager ce diaporama pendant votre présentation.

Certains des meilleurs outils gratuits incluent:

Vous pouvez également envisager de rassembler des documents supplémentaires ou des articles de blog que vous pouvez partager avec votre public via le chat pendant l’événement.

3. Activer l’enregistrement

Cela peut être aussi compliqué que de créer une page de destination d’inscription qui se ferme automatiquement après qu’un certain nombre de personnes se sont inscrites, ou aussi simple que d’envoyer un e-mail à l’un de vos segments de liste de diffusion et d’ajouter les 50 premiers répondants à une invitation de calendrier avec un lien vers une conférence ou une chaîne.

Dans tous les cas, assurez-vous d’avoir un système en place pour a) mettre l’inscription à la disposition de votre public et b) transmettre des informations sur l’événement et un calendrier d’invitation à ceux qui s’inscrivent.

(À propos, lorsque vous créez l’événement de calendrier, assurez-vous de masquer les informations de contact de vos participants.)

En tant que meilleure pratique, envoyez un e-mail de confirmation aux nouveaux inscrits, leur indiquant qu’ils sont inscrits et ce qu’ils doivent rechercher. Plus le processus est simple et simple, mieux c’est.

4. Faites la promotion de votre conférence

Vos efforts de promotion dépendront du nombre de personnes que vous prévoyez d’avoir.

Si vous avez pris grand soin d’inviter certains segments de vos listes de diffusion à une session de questions-réponses conviviale avec vos experts internes, par exemple, il n’est pas nécessaire de promouvoir la conférence sur votre site Web et votre blog. Quelques courriels précédant l’événement suffiront.

Si vous prévoyez une production complète, avec un discours d’ouverture sur Skype, des ateliers numériques à différents moments de la journée, etc., vous devrez tout mettre en œuvre. Cela signifie créer des pages de destination, des articles de blog et peut-être même un centre de ressources en ligne disponible uniquement pour les participants.

Sans oublier, vous devrez probablement vous donner la peine de solliciter des sponsors pour ne pas prendre trop de coups financiers.

Il est maintenant temps de réfléchir de manière créative aux événements virtuels

Posez-vous la question: Quel type de conférence mon entreprise peut-elle organiser avec des ressources gratuites ou bon marché qui seront réellement utiles aux participants?

Il n’est pas nécessaire que ce soit l’événement le plus grand, le plus long ou le plus étoilé; il faut juste que ce soit le plus utile.

La plupart des entreprises et des consommateurs n’ont pas d’argent à dépenser pour les conférences de mise en état ou quelque chose qui peut ou non présenter un intérêt. Ils suppriment le contenu en peluche.

Assurez-vous que vos participants potentiels auront une valeur directe – par exemple, faire résoudre certains de leurs problèmes, acquérir des compétences qui les aideront immédiatement ou découvrir de nouvelles ressources – grâce à votre événement.

Considérez cela comme du marketing de contenu avec une caméra.

C’est bon marché, facile, peu engageant, mais potentiellement très précieux pour votre public.

Qu’avez-vous à perdre?


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