Comment les services de paie gérés peuvent améliorer l’efficacité de votre entreprise

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C’est une question à laquelle de nombreuses entreprises sont de plus en plus confrontées ces jours-ci: conserver des tâches spécifiques en interne ou les externaliser? Le simple fait est qu’Internet a rendu très facile et rentable l’externalisation de diverses fonctions chronophages permettant au personnel de se concentrer plutôt sur des activités commerciales à valeur ajoutée.

La paie est une de ces tâches qui est extrêmement importante mais qui nécessite beaucoup de temps sans générer de profit. Outre le gain de temps, il y a d’autres avantages à externalisation de vos services de paie avec un fournisseur de services gérés qui font de l’externalisation un choix attractif.

Idées fausses courantes sur l’externalisation de la paie

Voyons d’abord les raisons pour lesquelles les gens hésitent à externaliser leur fonction de paie. Au fur et à mesure que la technologie progresse, nous sommes en mesure d’effectuer d’anciennes tâches de manière nouvelle, mais cela est rarement réalisé sans scepticisme.

Certaines des idées fausses courantes sur l’externalisation de vos services de paie peuvent inclure:

  1. L’externalisation coûte cher
  2. Perte de contrôle
  3. Les informations et les données des employés ne sont pas protégées
  4. Les services ne peuvent pas être personnalisés
  5. Le personnel ne sera pas payé à temps
  6. Le processus est automatisé et n’est pas vérifié pour les erreurs

Fait intéressant, aucune de ces idées fausses courantes n’est exacte. L’externalisation peut vous faire économiser de l’argent tout en gardant vos données plus sécurisées que dans votre système local. La tâche est gérée par un comptable professionnel et compétent qui a la fonction principale de services de paie éliminant le risque d’erreur manuelle ou de paiements manqués / en retard.

En plus de tout cela, les services de paie ne sont pas un processus fixe et seront toujours personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise, une autre économie de coûts car vous ne payez que ce que vous utilisez.

Garder le contrôle

Le mythe le plus répandu sur l’externalisation est qu’elle crée une perte de contrôle; cependant, cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité. Un bon fournisseur de services gérés agit comme une extension de votre entreprise, un autre département qui est collaboratif, avec une communication forte et surtout, vous choisissez les fonctions qu’ils gèrent.

L’externalisation doit toujours être flexible et réalisable avec des indicateurs de performance clés en place pour garantir que le travail est effectué selon les normes que vous attendez.

Gestion des risques

Les besoins d’un système de paie (y compris les exigences de toute réglementation fiscale) sont approfondis, mais extrêmement nécessaires pour bien faire. Vous et votre personnel devez être des experts dans votre domaine et ne pas avoir le temps de couvrir les différents besoins juridiques de la paie pour atténuer les risques, surtout si vous êtes une petite entreprise.

Un fournisseur de services gérés connaîtra bien:

  • Législation
  • Règlements gouvernementaux
  • Confidentialité et sécurité
  • Impôt et pension de retraite

Ce service offre la tranquillité d’esprit que votre conformité aux exigences réglementaires sera satisfaite tout en garantissant la sécurité de vos données.

Précision

Il n’y a pas beaucoup de place pour l’erreur humaine en ce qui concerne la paie, surtout si l’on considère combien d’argent une erreur pourrait vous coûter. Les services de paie gérés offrent une précision garantie, car cette tâche est leur objectif principal. Vous recevez des travailleurs qualifiés et compétents qui peuvent garantir les montants de taxe corrects et aucune rémunération des heures supplémentaires manquées.

L’avantage est perçu pendant le temps d’audit car vos livres sont toujours précis, ce qui évite des maux de tête importants par la suite.

Rapport coût-efficacité

Étant donné que les services de paie gérés sont évolutifs, ils peuvent évoluer avec la croissance (ou la réduction) de votre entreprise du point de vue des coûts. L’objectif de l’externalisation est de transformer les frais généraux fixes en une variable. La charge de travail détermine le coût, par opposition à un salaire fixe dans votre service RH.

Des coûts supplémentaires peuvent être économisés dans:

  • Logiciel et équipement de paie
  • La formation du personnel
  • Fournitures de bureau et espace
  • Support Informatique

L’efficacité du temps

Nous l’avons mentionné sporadiquement tout au long de cet article, mais l’avantage le plus important de l’externalisation de votre paie est le gain de temps.

En supprimant le besoin d’un service des ressources humaines ou en créant plus de temps pour votre service existant en ne les embourbant pas avec des tâches de paie, votre entreprise gagne un temps considérable qui peut être utilisé sur des activités plus critiques.

Si vous dépensez actuellement de l’argent en heures de travail pour la saisie manuelle des données, le contrôle de la qualité, la formation et le traitement, c’est probablement quelque chose que vous aimeriez voir réduit ou détourné vers des tâches plus importantes.

L’externalisation est l’optimisation de votre main-d’œuvre pour offrir un meilleur service à vos clients.

Envisagez des services de paie gérés

Le traitement de la paie est une tâche formidable qui, avec un peu de gestion stratégique, peut améliorer les opérations commerciales. Comme pour toute tâche qui n’est pas une fonction essentielle, l’externalisation vous fera gagner du temps et de l’argent, alors contactez un professionnel dès aujourd’hui pour voir comment les services gérés peuvent vous aider à développer votre entreprise.


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