Automatisation Order to Cash (O2C) avec RPA et AI

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En termes simples, O2C ou Order-to-Cash peut être décrit comme le système de traitement des commandes d’une entreprise. Le processus commence lorsqu’une entreprise reçoit une commande pour un service ou un produit des clients. La commande sera finalisée et le produit sera expédié au client. Si le client n’a effectué aucun paiement au moment de la commande de produits ou de services, une facture sera créée et livrée au client. L’entreprise enregistrera la transaction dans son grand livre après réception du paiement. Il est indéniable que l’ordre de paiement est un processus commercial essentiel.

Plusieurs lecteurs seront surpris d’apprendre que l’O2C est dans la plupart des cas effectué manuellement.

Pourquoi utiliser l’automatisation pour les processus O2C

Le problème majeur avec la gestion manuelle de l’O2C est qu’il y a des chances que des erreurs se produisent et que le processus peut prendre beaucoup de temps. Ces types de problèmes peuvent considérablement ralentir le processus O2C, ce qui affectera le flux de trésorerie, la satisfaction du client, la conformité et les ventes quotidiennes en cours (DSO).

Cela a poussé plusieurs entreprises à se tourner vers l’automatisation intelligente, qui combine l’analyse, l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation des processus robotiques (RPA), pour accélérer et rationaliser le processus d’O2C. L’automatisation est capable de réduire les coûts, d’augmenter l’efficacité et d’éliminer les erreurs humaines. En plus de cela, l’automatisation permettra à vos employés de se concentrer sur d’autres tâches importantes de votre entreprise, telles que la gestion des problèmes et des requêtes des clients.

1. Traitement des commandes clients

Avec les documents de commande provenant de divers vendeurs, les entreprises ont besoin d’employés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour lire et saisir les détails des documents de commande aux ERP pour un traitement ultérieur. Le volume des ventes et les commandes culminent également le week-end. Avec le traitement intelligent des documents (IDP) en son cœur, l’automatisation intelligente peut aider les entreprises à maîtriser ce processus. Avec IDP extrayant les détails pertinents des documents de commande PDF et numérisés et avec la validation humaine (HITL), le processus devient efficace. Avec un pic de ventes pendant le week-end, le processus peut être géré efficacement avec un minimum de personnel validant la commande à partir de leurs appareils mobiles en toute sécurité, BOT prenant la lourde charge du processus. Les architectures basées sur le cloud permettent également un accès transparent et sécurisé pour les utilisateurs.

2. Facturation et configuration du client

Il existe plusieurs points de contact manuels impliqués dans le processus traditionnel de commande-encaissement. Celles-ci incluent la mise à jour ou la configuration de comptes pour les clients. Par exemple, lorsqu’une commande est passée par un client, les informations client seront saisies manuellement dans le système financier ou le logiciel ERP d’une entreprise. Il s’agit d’un processus inefficace, qui peut entraîner des erreurs.

La facturation peut être une expérience imparfaite dans certains cas lorsqu’il s’agit de processus O2C traditionnels qui incluent l’envoi et l’impression de factures papier. L’utilisation du papier et du courrier peut s’avérer très coûteuse pour certaines entreprises. De plus, il y a des risques de retards lorsque les entreprises impriment et envoient des factures aux utilisateurs.

Les informations client peuvent arriver sous la forme de données non structurées dans USPS, fax, e-mail ou par téléphone. Il est essentiel de se rappeler que toutes les solutions automatisées ne sont pas capables de traiter des données non structurées. Si tel est le cas, vous devrez vous fier à une automatisation intelligente comprenant des composants technologiques tels que l’OCR (Optical Character Recognition).

La plupart des entreprises seront probablement conscientes du fait qu’elles seront en mesure d’automatiser les processus de configuration des clients tels que la maintenance et l’enregistrement des données de base. L’automatisation de ces tâches et leur intégration au processus de facturation se traduiront par un flux de travail accéléré et fluide. En tirant parti de cela, les entreprises pourront facilement générer des factures numériquement et les livrer aux clients par fax, courrier ou tout autre canal préféré.

3. Réconciliation des fournisseurs

Le rapprochement du fournisseur est le processus de mise en correspondance des factures impayées pour cette date dans la liste des relevés du fournisseur avec les documents du système du client.

Le processus aidera chaque client à:

  1. Collecte des factures capturées sur des fournisseurs incorrects et préemption de paiement aux mauvais fournisseurs.
  2. Trouver des factures dupliquées sur le même fournisseur si le système client ne dispose pas d’un mécanisme efficace de vérification des doublons.
  3. Identifier les paiements effectués par le client mais non reçus / alloués par le vendeur.

La RPA pour la réconciliation des fournisseurs impliquera généralement les étapes suivantes:

  • Extrayez la déclaration du fournisseur du courrier électronique et mettez à jour les valeurs dans un fichier Excel.
  • Générez le document / rapport à partir du système client dans un format Excel contenant les détails des factures.
  • Rapprochement entre la déclaration du fournisseur et le rapport généré à partir du système client.
  • Si des factures se trouvent dans le relevé du fournisseur et le rapport client, aucune enquête n’est requise.
  • Si les valeurs des factures ne correspondent pas, envoyez une notification au comptable des comptes fournisseurs pour corriger les valeurs dans l’ERP respectif.
  • Si des valeurs sont manquantes, informez le comptable ou le fournisseur.

Ce ne sont que quelques cas d’utilisation expliqués, mais la plupart des activités du processus O2C sont faciles à automatiser. C’est le bon moment pour se débarrasser des inefficacités du cycle, en les automatisant pour éviter le risque de pertes potentielles.

Conclusion

Une solution d’automatisation intelligente, qui comprend l’analyse, l’automatisation des processus robotiques et l’intelligence artificielle, peut aider les entreprises à lire, analyser et traiter des données structurées et non structurées provenant de différentes sources. En dehors de cela, les entreprises pourront même recueillir des informations sur les clients et identifier les problèmes de facturation potentiels sur la base de données passées.

Parlez à nos experts pour en savoir plus sur l’automatisation des processus O2C à l’aide de l’automatisation intelligente, de la RPA et de l’IA.


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