5 astuces intelligentes pour travailler à partir d’un bureau virtuel

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De nos jours, de plus en plus d’entreprises envisagent d’offrir le travail à distance comme une option permanente. Et, alors que les employés bénéficient d’une plus grande autonomie et d’horaires de travail flexibles, les propriétaires d’entreprise et les chefs de projet recherchent des moyens de gérer leurs équipes distantes. Cette tâche peut sembler assez difficile et même intimidante, surtout si vous n’avez pas essayé les autres options, sauf travailler dans un bureau physique. Mais, en fait, tout est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît à première vue. Le marché de l’immobilier commercial moderne, aux côtés des espaces de travail traditionnels en brique et en mortier, a donné lieu à de toutes nouvelles options: les bureaux virtuels. Qu’est-ce que cela signifie et pourquoi cette nouvelle culture de travail retient-elle l’attention des locataires? Examinons ce sujet afin de comprendre les avantages que le bureau virtuel peut apporter à votre entreprise et comment optimiser vos processus commerciaux via le réseau Internet.

Bureau virtuel à louer | Ce que c’est

Le bureau virtuel fait partie de l’industrie de l’immobilier commercial flexible, un espace de travail qui garantit la possibilité d’exécuter des tâches de n’importe quel coin du monde, en même temps en utilisant une adresse commerciale choisie à des fins commerciales. En d’autres termes, cela permet aux locataires d’établir la présence commerciale dans un lieu privilégié, crédible et reconnaissable, sans leur faire payer une somme énorme pour la location d’un espace de brique et de mortier. Le concept de bureau virtuel a établi ses racines il n’y a pas si longtemps, mais, jusqu’à présent, il a réussi à devenir un moyen intelligent et pratique de gérer avec succès des entreprises dans le monde entier.

Essentiellement, le bureau virtuel fonctionne comme une seule unité, mais, lors de la location, vous et vos employés n’êtes pas coincés dans un seul emplacement physique. La majorité du travail est effectuée via Internet, et les membres de l’équipe choisissent l’endroit où il leur convient le mieux d’effectuer les tâches. Dans le même temps, la location de bureaux virtuels prédit également la possibilité d’utiliser des salles de conférence et d’autres espaces physiques sur demande dans un endroit où l’adresse commerciale virtuelle est louée. Habituellement, le paiement est demandé sur une base mensuelle, ce qui est un avantage essentiel dans la planification du budget locatif.

Un facteur important dans la décision de passer à un modèle de bureau virtuel est la question du recrutement. Cette solution de bureau vous permet d’avoir la meilleure équipe d’employés de la planète car vous n’avez pas nécessairement à embaucher des professionnels de la ville ou de la ville (où vous louez l’adresse commerciale). Certes, un bassin de candidats potentiels pour obtenir une offre d’emploi de votre part semble beaucoup plus excitant.

Travaillez intelligemment | Éléments essentiels de l’équipe à distance

Si vous avez décidé de passer à distance mais que vous ne savez toujours pas par quoi commencer pour organiser le processus de travail de la meilleure façon pour vous et vos coéquipiers, les 5 conseils suivants pour travailler à partir du bureau virtuel vous seront certainement utiles.

1. Outils de bureau virtuel essentiels

Lors du passage à l’espace de travail virtuel, vous ne pouvez pas appliquer les mêmes outils que lorsque vous travaillez dans le bureau physique. Le logiciel de bureau virtuel permet à vos coéquipiers de collaborer de manière productive et de gérer facilement les tâches. Certaines des fonctionnalités de bureau virtuel généralement utilisées qui aident à créer un environnement de travail efficace pour chaque employé sont le partage d’écran, les installations de vidéoconférence, l’utilisation d’applications comme Microsoft Team, etc.

En général, les logiciels de bureau virtuel sont subdivisés en plusieurs types: gestion de projet, gestion de la productivité, visioconférence, messagerie instantanée, collaboration d’équipe, stockage cloud, etc. Ces outils et d’autres aident une équipe distribuée à obtenir la meilleure expérience de coworking possible, ainsi que assurer un plus grand sentiment d’appartenance.

Pour une gestion de projet parfaite et la répartition des tâches entre les membres de l’équipe, les applications telles que Trello, Basecamp, Asana et Jira sont les plus largement utilisées. Rester en contact les uns avec les autres et partager des fichiers est possible via Slack et iMessage. La visioconférence fonctionne sans problème avec Zoom ou GoogleMeet. Si vous avez besoin d’établir une présence sur les réseaux sociaux, faites attention à Workplace by Facebook et LinkedIn.

2. Le bureau ne signifie pas nécessairement concentration

C’est un fait bien connu que les employés modernes n’ont pas besoin d’un bureau pour se concentrer sur les tâches. Beaucoup de gens considèrent l’environnement de bureau comme un endroit pour se laisser distraire par tout et par tout le monde. De nos jours, le bureau est un lieu de collaboration et de communication et, lorsqu’ils en ont le choix, les employés préfèrent souvent se réunir un ou deux jours par semaine pour discuter, échanger des idées et socialiser. Lors de la mise en place d’un bureau virtuel, ne vous en tenez pas au «label de bureau». Au contraire, essayez de créer un environnement virtuel où chaque membre pourrait se sentir au maximum à l’aise, quel que soit le lieu réel qu’il utilise pour diriger le travail. Dans la mesure du possible, pensez à un endroit pour inviter votre équipe à des réunions, des présentations de produits, des séances de brainstorming, etc.

3. Mettre en place une structure de travail organisationnelle

Il est vrai que le partage des règles de l’entreprise et la délégation de tâches sont nettement plus faciles lorsque vous avez toute votre équipe au même endroit. Pourtant, il est possible de gérer un horaire de travail en mettant en œuvre une culture de travail organisationnelle. L’équipe virtuelle se sent plus cohésive lorsque chaque employé comprend ses responsabilités, sait tout sur les réunions programmées et n’est jamais en retard pour celles-ci, etc. Parfois, il est même nécessaire de mettre en place des heures de bureau virtuelles approximatives pour pouvoir compter sur vos coéquipiers ‘assistance en cas de nécessité. Enfin, l’organisation de la culture du travail comprend également des activités de teambuilding. Ils jouent un rôle important dans le processus de création de liens d’équipe et de garder les gens connectés en dehors de leurs responsabilités professionnelles.

4. Priorisez les résultats, pas l’activité

De nos jours, il existe de nombreux outils de suivi des activités, utilisés par les employeurs. Vous pouvez le croire ou non, mais la pratique montre qu’il vaut mieux ne pas utiliser ces outils pour évaluer la performance des employés. Faites confiance – ne faites pas de suivi, car c’est probablement le seul moyen de faire du travail un succès. Si vous traitez les employés comme des adultes, ils agiront comme des adultes. L’activité de travail tout au long de la journée dépend de nombreux facteurs. Et, en fin de compte, il est important d’obtenir des résultats plutôt que de se concentrer sur le nombre de clics de souris que votre employé a effectués. Chaque personne est un individu. Ainsi, certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres affichent de meilleures performances la nuit. Si c’est possible, laissez vos collègues être flexibles dans leurs horaires de travail, mais restez concentré sur les objectifs fixés et vous verrez que les travailleurs montreront enfin de bons résultats.

5. Le soutien des employés est important

Un vrai chef d’entreprise établira des relations au sein de l’entreprise sur la confiance et uniquement sur la confiance. Un véritable employeur mène par l’exemple, assurant à tous les autres membres de l’équipe le fait que les affaires vont dans la bonne direction. Les travailleurs optimistes et encouragés apportent beaucoup de succès à l’entreprise. Dans le même temps, ils ne doivent pas avoir peur d’exprimer leurs inquiétudes concernant le travail (tâches, horaires, problèmes croissants, etc.). Même s’il s’agit du bureau virtuel que vous avez créé, vos employés doivent se sentir protégés et soutenus.

Le travail à distance signifie la possibilité de travailler littéralement partout où la connexion WIFI est disponible, que ce soit votre bureau à domicile, une bibliothèque, un café, un camping ou une plage. Avec la création d’un bureau virtuel, les opportunités sont illimitées, passionnantes et stimulantes. Adoptez-les et vous serez rassuré sur le fait que travailler virtuellement est un nouveau mode de réussite de votre entreprise dans ce monde fluctuant.


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